一、从活动策划到执行的细节整理
Check List :
● 定下时间
● 确定预算
● 确定场地
●主持人和演讲者
● 报名渠道
● 发布通知
● 活动通知格式
● 现场人员名单
● 物料清单
● 现场时间表
● 拍照注意
● 礼物
● PPT
①定下时间:
跟议论文一样,时间地点人物时间。定下时间,选择地点,预估人数,开始筛选和谈场地。
考虑参加者时间、同行是否在当天举办时间、公共节假日时间、场地是否有空…… 综合上面之后,确定时间。确定活动时间为半天,还是一天,甚至更长。
②确定预算:
跟老板谈谈,跟同事问问,若有免费资源,一定用上。
比如免费赞助食物,免费提供场地,免费赞助小礼物等等。这样同样的money能做更多事情。
讨论一次后,也就知道哪些是不能省略的钱,哪些可以灵活。
是否开发票,发票是否另外加7%税点,是否要定金,现场支付还是提前付款等,提前问。
③确定场地:
是否能帮你收快递,现场Wifi,麦克风,投影能不能用。现场吵不吵?电源插座够不够?
空调能用不?能不能放你们的海报、易拉宝?
场地放是否提供免费食物?他们是否有人协助你们?还是只有场地,你们自己搞定其他的。
从正门开始,是否能有指示牌?避免你的用户找不到?
场地是否很有名?人流量是否很大,是否会有该场地游客加入你们活动。
该场地是否有微信、微博等等,是否愿意替你们宣传推广活动,这个可以带来更多流量。
场地负责人的微信、手机号码是?
若不能自己前去看场地,请他们把场地照片发给你。看一次比较有感觉。
现场也知道东西怎么放最合适了。
④主持人和演讲者:
他们是否有不靠谱前科?会不会准时到达?
他们PPT在活动前检查一次,以防奇怪的事情发生。
他们用mac还是win,是否需要投影仪?
他们的微信或者微博账号是?这在活动宣传时候,需要@ 给他们。
主持人可以把演讲者社交账号读一次,加深了解,介绍时候跟亲切人文。
活动前向演讲者把所有PPT要到,演讲完毕放入分享,方便参加者获取。
⑤报名渠道:
可以用很多地方宣传推广,但是报名的link只能一个,(我们公司汇众资讯在2018年5月27号举办的“成都首届投资者高峰论坛”的大型展会活动,获得策划之前boss想获得更多投资者的意向,就多弄了一个问卷调查link,发布到各个平台上,直到5月27号在现场签到的那天,可把签到的人整懵逼了,好多投资者到现场是签到,然后说自己在网上不是报名了吗,怎么会签到失败呢?其实他并不是报名了,是填了一份问卷,所以当天就一直解释,还有很多投资者很不耐烦,说还要再去报一次名,整的最后就有点麻烦了,所以报名最好做一个link,如果想要投放问卷调查,其实可以让投资者到场以奖品诱惑让他们在现场填写。)
如果想参加外汇、金融线下活动,汇众资讯官网建议大家去看看:活动不仅多,质量还不错。
https://www.fxword.cn/index.php?m=content&c=index&a=lists&catid=17
报名渠道:笔者个人推荐用问卷星去登记和统计报名,因为里面有个签到的功能可以配合报名一起用,这样到现场执行的那天就可以打印很多二维码,让人直接扫码签到就比较方便。
⑥发布通知:
同上,场地是否可以通知,是否在场地上有指示的标志?
是否还有友情渠道可以通知?
自家那些渠道可以通知?
包括但不限于:短信、邮件、微信、微博、官网、博客、其他同行媒体、线下地推……
通知时间(示例):2018年6月29日上午9:00—下午18:00
地图搜索有数据过期概率,请一定详细指明路线。地点一定配地图指示图,告知最近地铁口,比如:B口出,左拐,看到XX大厦,楼下即是
若需要公交换乘,请详细标注,并指示问路电话。
报名成功后通知一次,活动前3天再通知一次。
另外,活动通知发出后,给演讲者看看。某些演讲者会顺手转发一下,能带来不少人流。
微信、微博发送,然后戳link直接报名。可以用问卷网收集数据。
问卷星、活动行、友付、vasee、豆瓣同城、微博同城,做活动发布都不错。
另外,书是死的,世界是变化的。现场一定要灵活使用。
比如市场调查类的活动,就不要到处发通知。先自己公司内部微信、email通知,短信通知,最后再微博通知,最后若人数实在不够,再公众通知。这样能保证得到自己相关用户参加,而不是一堆无关人员,甚至是竞争对手跑来参加。
⑦活动通知格式:
按照标准方式去写,时间地点人物事件。
让人30秒内能判断,这个活动是否值得参加。
不要太文艺腔,过度联想美化。
时间表,地点,演讲内容简介等等干货放前面,送奖品礼物的挨着放。
用自己语言多描述一下演讲者,只写XX公司XX职位,容易让职务普通人,失去关注度。
而且牛叉公司牛叉职务,可能让人以为言辞无趣讲套话,而不来参加。
用心写语言,能吸引到不同的受众。
“想知道金融界投资明星对2018年投资机会的预判和探讨吗?”
“想知道成都楼市投资机会淡去之后下一热点在哪吗?”
⑧现场人员:
确定那些是必须提前来的人。提前1小时到达。
准备物料,检查细节,准备签到物质,跟场地方沟通。
如果现场提供食物,提前1小时点餐,现场人到达后直接开始使用食物,避免等待浪费时间。
明确分工,虽然可以互相照应,有明确分工,更能检查。
拍照的,实时微信群互动的,发布朋友圈公司人转发,微博更新的,签到的,发礼物的,传递话筒的……
⑨物料清单:
常见物料有:海报、现场小礼物、签到表、签到笔(大量)、线下签到二维码、易拉宝、零食、摄影仪、相机……
不少物料需要提前快递到场地,需要场地方签收。
有些需要提前张贴,比如海报。
⑩现场时间表:
不要拖时间,有些场地有下一场活动,延时会耽误另一个人。
有些场地按照时间计算,延时需要另外计费。
另外,延时会导致用户提前离开,效果也不好。
严格按照时间表来,若调整,再计算一次时间。用电脑或者平板给演讲者倒计时。
并在最后5分钟、1分钟,倒计时提醒。
⑪拍照注意:
拍到现场活动标志。
拍到演讲者和PPT。
拍到提问者。
拍签到场面、拍接受礼物、拍离开时候跟演讲者继续追问和换联络方式。
尽量早邀请大家一起拍合影。后面很多人走了。如果有横幅,可以拍一起在横幅或者海报下合影。
拍一些花絮和小场景特写。
这些后期写活动总结和新闻时候能用到。
⑫礼物:
带走的礼物我重点推荐:贴纸,t恤。
现场互动的小礼物,我推荐书籍和零食。
礼物不仅仅是用来沟通感情,重点是广告和传播效果。
如果能把你的标志贴在电脑上,带到各个地方,这个传播效果有多好。
我看过几个网络媒体记者把小米贴纸贴在自己mac上。
那个贴纸挺好看的。虽然我不用小米手机,也仔细看了很久。
千万别在丑购物袋上印刷 XXX公司。
要有特色,希望那些爱自拍爱炫耀的网络控,能带回去,能传播,能给别人看。
最好是贴纸、t恤,这个定制不贵,而且传播效应好。
其次是帽子、杯子,这能用很久。
再次是手环、明信片等等,这个大部分情况下都会被丢弃,就现场图个意思。
无论选那种,请一定要好看。不好看只会被当睡衣用,或者直接丢掉。
另外对其他公司赞助的礼物,不要抱太大希望。一般都是公司无用废弃品,卖不掉的东西之类。笔啦,电吹风啦,充电器啦,U盘,圆珠笔之类。
当然有比没有好,能加深场内互动效应。提问者得到礼物当鼓励,挺让人高兴的。
好看玩偶非常有传播效果,但是也比较昂贵,一个好玩偶可能需要100左右成本。
即使是糖胶小人,好的定制价格在30元左右。另外糖胶比较小,不如给大大礼物比较有效果。
小零食,巧克力,棉花糖也不错,如果有人提问,给他们区域撒零食。
其他风车啦,气球啦,风筝,勺子啦,包括洗洁精等等,都行。有礼物比没有好。图个意思。
如果事先没有熟悉靠谱的商家,请一定不要去定制,你无法控制质量。
⑬PPT:
记得尽量带上自己组织标志,开头和结束有大标志,结束页面有联络方式。
尽量转PDF,方便会后分享。
不要用XX公司业务介绍,那个格式PPT,太没诚意。
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